Datensicherung planen und die Wiederherstellung prüfen

Grundlage

Beginnen Sie mit einer Bestandsaufnahme. Welche Dokumente, Bilder und anderen Dateien wären nach einem Geräteausfall schwer oder gar nicht zu ersetzen? Denken Sie auch an Daten aus einzelnen Anwendungen. Ein sichtbarer Dokumentenordner enthält nicht automatisch alles, was für Ihre tägliche Arbeit benötigt wird. Die Auswahl sollte deshalb von den tatsächlich genutzten Abläufen ausgehen und nicht allein von bekannten Ordnernamen.

Schreiben Sie auf, wo Ihre wichtigen Informationen liegen. Neben dem Rechner können ein Smartphone, externe Speicher oder ein Onlinekonto beteiligt sein. Klären Sie bei einer Anwendung, wie ihre Daten gesichert und später wieder eingelesen werden können. Eine exportierte Liste muss beispielsweise nicht sämtliche Einstellungen, Anhänge und Verknüpfungen enthalten. Maßgeblich ist, was Sie nach dem Wiederherstellen weiterverwenden müssen.

Trennen Sie dabei Dateien von einer vollständigen Arbeitsumgebung. Eine Kopie Ihrer Dokumente kann wertvoll sein, stellt aber nicht automatisch Programme, Lizenzen und Geräteeinstellungen wieder her. Umgekehrt sollten Sie bei einer angebotenen Systemsicherung prüfen, welche Laufwerke und Daten tatsächlich eingeschlossen sind. Dokumentieren Sie die Auswahl verständlich. So lässt sich bei späteren Veränderungen erkennen, ob neue Arbeitsordner oder Anwendungen noch fehlen.

Fragen Sie sich, wie viele neue oder geänderte Daten Sie im Ernstfall nacharbeiten könnten. Wer täglich wichtige Unterlagen erstellt, hat andere Anforderungen als jemand, der nur gelegentlich Fotos ergänzt. Ein pauschaler monatlicher Rhythmus passt deshalb nicht zu jedem Einsatz. Berücksichtigen Sie auch, wann eine Sicherung praktisch laufen kann und wer auf eine Fehlermeldung reagiert.

Ein Beispiel macht die Entscheidung greifbar. Wird eine wichtige Tabelle jeden Arbeitstag verändert, kann eine ältere Kopie mehrere Tage Arbeit fehlen lassen. Legen Sie den gewünschten Sicherungsabstand deshalb bewusst fest. Automatische Abläufe erleichtern die Durchführung, benötigen aber weiterhin Kontrolle. Ein ausgeschalteter Rechner, ein nicht erreichbares Ziel oder fehlender Speicherplatz können verhindern, dass der geplante Vorgang erfolgreich endet.

Einordnung

Eine Sicherung sollte nicht vom gleichen einzelnen Gerät abhängen wie die Arbeitsdateien. Das Bundesamt für Cybersicherheit beschreibt dafür die 3-2-1-Regel. Gemeint sind Original und zwei Sicherungskopien, unterschiedliche Speichermedien und eine Kopie an einem anderen Ort. Diese Orientierung ersetzt jedoch nicht die Prüfung, ob die ausgewählte Lösung Ihre konkreten Daten und den benötigten Rückweg abdeckt.

Ein externes Laufwerk kann Teil Ihres Sicherungskonzepts sein. Prüfen Sie vor der Einrichtung, welches Gerät ausgewählt ist und ob darauf bereits benötigte Daten liegen. Das Formatieren oder Neueinrichten eines Datenträgers kann vorhandene Inhalte entfernen. Wenn die Anleitung solche Schritte verlangt, muss vorher geklärt sein, welche Daten erhalten bleiben müssen. Arbeiten Sie nicht allein nach einem vermuteten Laufwerksbuchstaben.

Verschieben und Sichern sind außerdem unterschiedliche Vorgänge. Wird die einzige vorhandene Datei auf einen anderen Datenträger verschoben, existiert dadurch noch keine zusätzliche Kopie. Ein dauerhaft angeschlossener Sicherungsspeicher kann wiederum von Schadsoftware mitbetroffen sein. Für wechselbare Offlinekopien gehört deshalb das ordnungsgemäße Trennen nach dem Sicherungslauf zum Ablauf. Aufbewahrung, Zugriffsschutz und die Verfügbarkeit im Bedarfsfall müssen ebenfalls geplant werden.

Prüfen Sie bei einem Onlinedienst konkret, welche Funktionen gebucht und aktiviert sind. Ein synchronisierter Ordner hält Änderungen auf mehreren Geräten zusammen. Dazu können auch Löschungen oder unerwünschte Änderungen gehören. Fragen Sie deshalb nach vorhandenen Dateiversionen, deren Aufbewahrungsdauer und den Möglichkeiten zur Wiederherstellung. Die Bezeichnung Cloud allein beschreibt noch keine bestimmte Sicherungsleistung und erlaubt keine Zusage, dass jede verlorene Datei zurückgeholt werden kann.

Notieren Sie für die ausgewählte Lösung, welches Konto benötigt wird und wer es verwaltet. Klären Sie, wie ein Zugriff möglich bleibt, wenn das bisherige Gerät nicht mehr vorhanden ist. Zugangsschutz und Wiederherstellungsinformationen gehören dabei zusammen. Bewahren Sie vertrauliche Zugangsdaten geschützt auf und senden Sie diese nicht als Bestandteil einer allgemeinen Supportanfrage. Besprechen Sie bei betrieblichen Daten außerdem die internen Zuständigkeiten und die Anforderungen an den eingesetzten Dienst.

Vorgehen

Das Ziel einer Sicherung ist ein nutzbarer Datenstand. Eine angezeigte Erfolgsmeldung ist dafür ein wichtiger Hinweis, aber noch kein vollständiger Nachweis für jeden späteren Anwendungsfall. Planen Sie kontrollierte Wiederherstellungsversuche ein. Dabei soll geprüft werden, ob die ausgewählten Informationen lesbar sind und auf dem vorgesehenen Weg zurückgeholt werden können, ohne aktuelle Arbeitsdateien versehentlich zu überschreiben.

Wählen Sie für einen ersten Versuch eine unkritische Beispieldatei und ein separates Ziel. Prüfen Sie nach der Wiederherstellung Inhalt und Änderungsstand. Halten Sie fest, aus welcher Sicherung die Datei stammt und welche Schritte notwendig waren. Wenn eine Anwendung zum Öffnen benötigt wird, gehört auch dieser Schritt zur Kontrolle. Ein Dateiname allein zeigt nicht, ob der Inhalt vollständig und verwendbar ist.

Ein solcher Stichprobentest belegt nur den tatsächlich geprüften Ausschnitt. Er beweist weder die Vollständigkeit sämtlicher Sicherungen noch die Wiederherstellung eines ganzen Arbeitsplatzes. Stimmen Sie weitere Tests deshalb auf die wichtigen Abläufe ab. Für einen Betrieb kann beispielsweise entscheidend sein, ob eine zuständige Person mit den wiederhergestellten Unterlagen weiterarbeiten kann. Auch die dafür benötigte Zeit sollte bei der Planung berücksichtigt werden.

Legen Sie fest, wer die Sicherungsmeldungen prüft und was bei einem Fehler geschieht. Dokumentieren Sie Speicherziele, Rhythmus, eingeschlossene Daten und die zuletzt durchgeführten Tests. Nach einem Gerätewechsel oder einer neuen Anwendung sollte diese Übersicht überprüft werden. Eine einmal passende Einrichtung kann sonst unbemerkt an den aktuellen Arbeitsabläufen vorbeigehen. Auch ausgeschöpfte Speicherkapazität oder veränderte Kontozugänge können Anpassungen erforderlich machen.

Wenn bereits Daten fehlen, vermeiden Sie weitere Aufräumaktionen am betroffenen Speicher. Beschreiben Sie zuerst, was passiert ist und welche Sicherungen vorhanden sind. Unser Ratgeber zu ersten Prüfschritten bei PC-Problemen hilft bei der Bestandsaufnahme. Für die Einrichtung oder Überprüfung einer Sicherung besprechen wir über PC und Technik die konkrete Ausgangslage. Umfang, Verfügbarkeit und Kosten der Unterstützung werden passend zum Auftrag geklärt.