Mandantenanfragen über die Kanzleiwebsite sinnvoll vorbereiten

Grundlage

Besucher sollten erkennen können, wobei die Kanzlei unterstützt und wie der erste Kontakt vorgesehen ist.

Eine Kanzleiwebsite sollte auf der jeweiligen Seite eine klare Frage beantworten. Welche Tätigkeit wird angeboten? Für wen ist sie gedacht? Wo kann eine erste Rückfrage gestellt werden? Eine allgemeine Aufzählung sämtlicher Rechtsgebiete genügt dafür nicht immer. Betrachten Sie die konkrete Seite gemeinsam mit der Kanzlei. Welche Anliegen sollen hier angesprochen werden und welche nicht? Der Text wird an diesem tatsächlichen Angebot ausgerichtet. Eine Formulierung allein wegen ihrer Werbewirkung aufzunehmen, kann falsche Erwartungen wecken.

Als Arbeitsbeispiel kann eine Kanzlei dienen, die Unternehmen bei Vertragsfragen begleitet. Eine dazugehörige Seite erläutert die angebotene Tätigkeit und benennt den vorgesehenen ersten Kontakt. Sie darf nicht durch eine unpassende Überschrift den Eindruck vermitteln, jede private Streitigkeit werde dort übernommen. Ebenso wenig sollte eine Kontaktkarte eine sofortige fachliche Antwort versprechen, wenn zunächst nur eine organisatorische Zuordnung erfolgt. Der tatsächliche Ablauf bestimmt, was die Website verständlich erklären kann.

Die Rolle einer Seite muss auch innerhalb der Navigation erkennbar bleiben. Eine Übersicht führt zu passenden Themen. Eine Rechtsgebietsseite erklärt ein bestimmtes Angebot. Ein Ratgeber ordnet eine allgemeine Frage ein. Wer von dort Kontakt aufnehmen möchte, sollte nicht erst die gesamte Website durchsuchen müssen. Der Beitrag zu Rechtsgebieten als Keywords zeigt, wie Fragen und bestehende Seiten sinnvoll zugeordnet werden können.

Eine abgesendete Nachricht bedeutet zunächst, dass jemand eine Anfrage gestellt hat. Die Website sollte daraus keine bereits bestätigte Annahme eines Mandats machen. Welche Schritte bis zu einer weiteren Abstimmung vorgesehen sind, legt die Kanzlei fest. Der Text kann beispielsweise erläutern, welche Stelle eine Anfrage entgegennimmt und wie der weitere Kontakt organisiert wird. Er sollte nur Abläufe benennen, die tatsächlich eingerichtet und bestätigt sind. Eine beruhigende Formulierung darf keine ungesicherte Zusage enthalten.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen zeitliche Aussagen. Eine feste Antwortfrist wird erst nach ausdrücklicher Bestätigung der Kanzlei genannt. Dasselbe gilt für Aussagen zur durchgehenden Erreichbarkeit oder sofortigen Prüfung eines Anliegens. Stimmen Sie solche Angaben mit der zuständigen Person ab. Prüfen Sie anschließend nicht nur den Fließtext, sondern auch kurze Schaltflächen, Bestätigungsmeldungen und Kontaktkarten. Dort kann durch eine unbedachte Verkürzung eine weitergehende Erwartung entstehen.

Bearbeitung

Bieten Sie Wege an, die die Kanzlei tatsächlich bedienen kann.

Ein sichtbarer Kontaktweg braucht eine verständliche Beschriftung. Eine Schaltfläche sollte erkennen lassen, ob sie zur Kontaktseite führt, einen Anruf vorbereitet oder eine andere Funktion öffnet. Verwenden Sie unterschiedliche Bezeichnungen für unterschiedliche Schritte. Wer nach einer Telefonnummer sucht, sollte sie auch als Text lesen können. Auf dem Handy wird geprüft, ob der Link die richtige Nummer an das Gerät übergibt. Der sichtbare Text und das technische Ziel müssen übereinstimmen.

Eine zentrale Telefonnummer kann für die organisatorische Zuordnung sinnvoll sein. Wenn stattdessen eine bestimmte Person direkt erreichbar sein soll, werden Name, Zuständigkeit und Kontaktangabe bestätigt. Unterschiedliche Nummern auf Team- und Leistungsseiten müssen nicht falsch sein. Der jeweilige Zweck sollte jedoch verständlich bleiben. Nach einem Wechsel der Zuständigkeit werden die dazugehörigen Stellen gemeinsam betrachtet. Der Ratgeber zur lokalen Sichtbarkeit für Kanzleien ergänzt die Abstimmung von Adresse und Erreichbarkeit.

Prüfen Sie die Bedienung mit der veröffentlichten Seite. Bleibt das Menü auf einem schmalen Bildschirm nutzbar? Verdeckt eine feststehende Leiste die Kontaktangaben? Sind Texte und Schaltflächen ohne seitliches Verschieben erreichbar? Eine Desktopvorschau beantwortet diese Fragen nicht vollständig. Für die Kontrolle werden tatsächliche Inhalte verwendet. Lange Personennamen oder mehrzeilige Überschriften können sich anders verhalten als kurze Platzhalter. Beobachtete Probleme werden an der konkreten Stelle dokumentiert.

Ein Kontaktformular wird aus dem vorgesehenen Bearbeitungsablauf entwickelt. Welche Angaben sind für die erste Zuordnung erforderlich? Welche Kontaktmöglichkeit wird benötigt? Welche Informationen sollen zu diesem Zeitpunkt noch nicht angefordert werden? Diese Fragen werden mit der Kanzlei geklärt. Eine allgemeine Empfehlung für eine feste Zahl von Feldern ersetzt die Abstimmung nicht. Zusätzliche Pflichtfelder sollten einen nachvollziehbaren Zweck haben und für Besucher verständlich bezeichnet sein.

Bei rechtlichen Anliegen können Nachrichten sensible Informationen enthalten. Legen Sie deshalb fest, welche Angaben über den vorgesehenen Weg übermittelt werden sollen und wie die Kanzlei den Umgang damit organisiert. Eine technische Formularfunktion allein bestätigt nicht die Eignung für jede Art von Dokument oder Mitteilung. Ungeklärte Anforderungen werden vor einer entsprechenden Erweiterung geklärt. Ein zusätzlicher Uploadbereich wird nicht nur deshalb eingebaut, weil das verwendete System ihn anbietet.

Fehlermeldungen sollten das betroffene Feld verständlich benennen. Nach dem Absenden muss die Rückmeldung zum tatsächlichen Zustand passen. Eine übertragene Nachricht ist noch keine fachliche Prüfung. Wortlaut und Funktion werden gemeinsam kontrolliert, auch auf dem Handy.

Umsetzung

Eine funktionierende Darstellung wird durch den tatsächlichen Ablauf überprüft.

Beginnen Sie den Test an einer typischen Einstiegsseite. Öffnen Sie von dort den vorgesehenen Kontaktweg. Wird die passende Seite erreicht? Sind Eingaben und Schaltflächen bedienbar? Was geschieht bei einer unvollständigen Eingabe und nach einem vollständigen Absenden? Verwenden Sie geeignete Testdaten ohne echte Mandatsinformationen. Vereinbaren Sie vorher eine erkennbare Testnachricht und den Empfang, damit der Versuch nicht mit einer wirklichen Anfrage verwechselt wird.

Kontrollieren Sie zusätzlich den Eingang an der vorgesehenen Stelle. Ein erfolgreicher Bildschirm im Browser beweist allein nicht, dass die Nachricht dort angekommen ist. Halten Sie Übertragungszeitpunkt, verwendeten Weg und beobachtete Rückmeldung fest. Wenn die Nachricht fehlt, wird der konkrete Ablauf untersucht. Ein erneutes Absenden ohne Einordnung kann dagegen mehrere unklare Nachrichten erzeugen. Die Fehlerbeschreibung sollte deshalb erkennen lassen, welcher Schritt funktioniert hat und an welcher Stelle der Nachweis fehlt.

Nach einer Änderung wird der betroffene Weg erneut geprüft. Eine neue Formularvorlage kann mehrere Seiten verwenden. Eine geänderte Telefonnummer kann in Kopfbereich, Teamprofil und Kontaktabschnitt erscheinen. Erfassen Sie diese Verwendungen, bevor eine Korrektur als abgeschlossen gilt. Der gespeicherte Stand im Redaktionssystem genügt als Nachweis der öffentlichen Ausgabe nicht. Öffnen Sie die Seite nach dem Einbau und vergleichen Sie die tatsächliche Darstellung mit der bestätigten Fassung.

Eine geklickte Schaltfläche, ein abgesendetes Formular und ein später angenommenes Mandat sind unterschiedliche Ereignisse. Eine Auswertung sollte sie nicht gleichsetzen. Legen Sie zuerst fest, welche Frage beantwortet werden soll. Geht es um einen technischen Abbruch, um die Zuordnung eingehender Anliegen oder um die Entwicklung passender Kontakte? Die benötigten Informationen richten sich danach. Für die Arbeit an der Website werden keine unnötigen Fallinhalte in Auswertungen übernommen.

Auch eine höhere Zahl von Nachrichten kann unterschiedliche Ursachen haben. Vielleicht erreicht die Seite mehr passende Interessierte. Vielleicht ist das Angebot aber missverständlich geworden und zieht viele unpassende Anliegen an. Die Kanzlei ordnet diese Beobachtung anhand ihrer tatsächlichen Anfragen ein. Erst daraus können gezielte Änderungen an Text und Kontaktweg entstehen. Einzelne Zahlen ohne Bezug zum Angebot erklären die Qualität der Kontakte nicht. Eine feste Zahl künftiger Mandate wird durch eine gestalterische Änderung nicht zugesagt.

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